De la evolución a la acción hay un solo paso, si trabajaste de manera organizada la campaña anterior pudiste reconocer todos los procesos de evolución que ha vivido Forja; es el momento de generar impacto con un proyecto que consiga victorias que se queden con el equipo.
Por eso los próximos meses (agosto – noviembre) trabajarán en un proyecto ideal que deberá ser desarrollado bajo uno de los siguientes enfoques:
Mejoras en los procesos.
Mejoras en la productividad.
Eliminación de patrones de error.
Generación de una nueva fuente de ingreso.
Y los dos meses siguientes harán uso total del proyecto, documentarán su impacto y transformación.
Todo esto bajo una metodología guiada.
¿Cuáles son los pasos de arranque para organizar al equipo?
- Elegir un líder del proyecto, deberá ser diferente al coordinador del equipo quien esta vez será el estratega.
- Asignar un rol coherente para todas las personas.
- Fijar un horario semanal para trabajar el proyecto, en donde no se deberá hablar de otros temas, recuerden que todos deberán tener conocimiento del mismo. Las reuniones deberán ser de 30 minutos que sugerimos medir contra reloj y seguirán un proceso definido siguiendo un formato que está incluido en esta página.
- Todos podrán diligenciar la bitácora de evolución, una libreta que recibirán para documentar su aporte. Esa bitácora les servirá de insumo para construir la presentación final.
¿Cuales son las fases del proyecto?
Tema central: Objetivos específicos y sus accionables
En esta fase cada equipo deberá aprovechar las dos reuniones semanales para estructurar los accionables de su proyecto.
Será importante iniciar diligenciando la plantilla de compromiso y definir responsabilidades por rol, haciendo uso de la plantilla de reuniones que encontrarán en esta misma página deslizando hacia abajo.
Aquí un ejemplo de cómo deberán hacerlo con cada objetivo:
Objetivo específico 1: Procesar la información captada en la encuesta de satisfacción
Accionable 1: El captador de información tabula en un Excel y puntea generando porcentajes de cada respuesta para conocer la cantidad de respuestas por número de la escala, socializa la información en la en la reunión semanal de 30 minutos.
- Al cierre de la fase el líder del equipo deberá tener preparada una presentación de 3 diapositivas en donde contará cuáles son sus accionables.
- Al cierre de la fase tendremos una segunda reunión de líderes de equipos, el martes 10 de septiembre, en donde explicaremos el desarrollo de la fase 2 y cada líder presentará sus accionables.
Tema central: Desarrollo de los accionables, puesta en marcha de los roles.
En esta fase debe ocurrir la primera victoria temprana y deberán estar en curso al menos el 50% de los objetivos específicos conforme a los accionables planteados y los compromisos asignados en la cada una de las reuniones. Cada persona del equipo deberá organizar su tiempo para poder aportar bajo el rol establecido en el proyecto.
El equipo completo deberá aportar a la presentación que inició el líder para contarle a todo el equipo administrativo el avance y detalles del proyecto, será esencial incluir (hechos, datos y cifras).
En esta fase se conseguirá la 2da victoria temprana y deberá haberse desarrollado 75% de los objetivos. Todo el proceso debe estar documentado en la presentación que ha ido tomando forma para contarle a los demás equipos acerca del avance del mismo.
Es posible que en esta fase varios de los proyectos ya tengan un avance del 100% se deberá tomar el tiempo adicional para realizar mejoras.
Al cierre de esta fase se tendrá una siguiente reunión con el equipo de líderes de proyectos.
Este será el cierre primario del proyecto, se deberá haber completado el 100% de los accionables o al menos tenerlos en curso, si es escalable, es decir, puede seguir creciendo, lo ideal será no frenarlo y hacerlo potenciar.
Cada área presentará los resultados al jurado invitado y realizará la presentación final en donde será ideal tener todo el proceso documentado (hechos, datos y cifras)
En estos espacios se evaluarán los mejores proyectos y ganará el proyecto mejor calificado que haga visible su utilidad, transformación y que perdure en el tiempo, es decir, que permanezca en uso.
Al cierre de esta fase los líderes de proyectos tendrán la última reunión para reconocer las lecciones aprendidas.
Será esencial documentar todo el camino, ya que la información tomada, las fotos, las cifras de impacto serán importantes para la presentación final.
El premio será algo nunca antes visto en Forja y lo disfrutarán todos los participantes del equipo ganador
¿Qué deberán tener en cuenta?
Formatos
Recuerden que deberán descargar cada formato para poder editarlo
Observaciones Finales
¿Qué hará el estratega cada semana?
Además de participar de todas las fases del proyecto con su criterio y análisis deberá responder el kit de preguntas semanal y fijarlas en el tablero de líderes (oficina Dra. Adriana) al terminar la reunión de 30 minutos. Debemos encontrar un total de 10 kit de respuestas por estratega lo que sería el resultado de 10 semanas de reunión de 30 min.
Kit de preguntas a resolver:
- ¿Quién te sorprendió?
- ¿Quién te reto?
- ¿Quién se mostró apático?
- Pinta la cara de emoción que generó la reunión en ti
